Возможно, многие из вас ещё не сталкивались с использованием раскрывающихся (выпадающих) списков и чекбоксов. Сейчас мы с вами рассмотрим, насколько они могут быть полезны в работе с данными и насколько просто их можно сделать.
Создание выпадающего списка в Гугл Таблицах не требует специальных навыков и может быть выполнено достаточно быстро.
- Что такое и зачем нужен раскрывающийся список в Гугл таблице?
- Создаём простой список в таблице
- Создаем выпадающий список из данных Гугл таблицы.
- Настройка выпадающего списка
- Как скопировать список в другой диапазон ячеек
- Создаем автоматически пополняемый раскрывающийся список в Google таблице
- Как удалить выпадающий список
- Простой способ удаления всех выпадающих списков из Гугл таблицы
Что такое и зачем нужен раскрывающийся список в Гугл таблице?
Очень часто нам нужно вставить повторяющиеся значения в определенный столбец таблицы. Например, имена сотрудников, которые работают над некоторыми заказами или с разными клиентами. Или статусы заказов — отправлен, оплачен, доставлен и т. д. Другими словами, у нас есть точный список вариантов, и мы хотим выбрать только один из них и вставить в ячейку.
Какие проблемы могут возникнуть? Ну, самая распространенная из них — это неправильное написание. Вы можете ввести другую букву или пропустить окончание по ошибке. Вы когда-нибудь задумывались, как эти крошечные опечатки угрожают вашей работе? Когда дело дойдет до подсчета количества заказов, обработанных каждым сотрудником, вы увидите, что имен больше, чем людей у вас есть. Вам нужно будет найти неправильно написанные имена, исправить их и пересчитать.
Более того, вводить одно и то же значение снова и снова — пустая трата времени.
Именно поэтому в таблицах Google есть возможность создавать выпадающие списки со значениями, из которых при заполнении ячейки вы выберете только одно.
Вы заметили эту важную деталь? Вам не нужно вводить значение — вы выберете только одно из списка.
Это экономит время, ускоряет процесс создания таблицы и исключает опечатки.
Надеюсь, теперь вы понимаете преимущества таких списков и готовы попробовать создать свой собственный.
Самым простым вариантом здесь является выбор из двух значений – «да» и «нет».
Для этого используют флажок (чекбокс).
Сейчас мы с вами рассмотрим, как это правильно сделать.
Создаём простой список в таблице
Предположим, на листе 1 у нас имеется информация о заказах шоколада, поступивших из нескольких городов. На рисунке показана часть этих данных.
Нам необходимо указать, кто из менеджеров занимался выполнением каждого из заказов, а также статус заказа – выполнен или нет.
Совет. Поскольку ваша основная электронная таблица может содержать множество данных с сотнями строк и столбцов, может быть несколько неудобно добавлять лишнюю информацию, которая может запутать вас в будущем. Таким образом, мы советуем вам создать еще один рабочий лист и разместить там ваши дополнительные данные.
Рекомендуется создавать отдельный диапазон ячеек для этих значений. Например, если вы собираетесь использовать список для выбора продукта, создайте столбец с названиями всех доступных продуктов. Это обеспечит четкость и упростит дальнейшие действия. Важно, чтобы этот диапазон не содержал пустых ячеек или дубликатов, так как это может нарушить функциональность выпадающего списка. Проверка на уникальность данных также поможет избежать путаницы.
Кроме того, полезно структурировать список так, чтобы он был логически организован. Чтобы сделать выпадающий список по алфавиту, вы можете отсортировать эти значения или сгруппировать записи по категориям. К примеру, если у вас имеются товары разных категорий, выделите их в отдельные группы или разделы.
После того, как вы собрали информацию, убедитесь, что форматирование является последовательным. Использование одного типа шрифта и стиль поможет избежать визуального беспорядка. Таким образом, тщательно подготовленные данные станут прочной основой для создания эффективного и удобно используемого выпадающего списка в Google Таблицах.
Итак, создадим лист 2, где будет расположена наша справочная информация.
Скопируйте эти символы ☐,☑ в соседние ячейки столбца А листа 2.
Можно поступить по-другому. Установите курсор в ячейку А2, введите формулу
=символ(9744)
или
=char(9744)
и нажмите Enter. В результате вы получите пустой флажок (чекбокс) ☐.
Переместитесь в ячейку А3 и вставьте похожую формулу
=символ(9745)
или
=char(9745)
В результате этой формулы вы получите активный (отмеченный) флажок ☑.
В соседнем столбце В того же листа 2 укажем фамилии наших сотрудников.
Теперь на листе 1 в столбцах H и G добавим информацию об исполнителе заказа на продажу шоколада и о том, выполнен ли этот заказ.
Добавляем заголовки столбцов H и G.
Поскольку данные, используемые в этих столбцах, повторяются, то используем для заполнения список.
Сначала заполним информацию о выполнении заказа. Для этого выделим диапазон ячеек, куда нужно вставить чекбокс - G2:G21.
Переходим в Меню -> Данные -> Проверка данных.
Далее можно действовать двумя способами.
Рассмотрим сначала более простой вариант.
В Правилах выбираем Значение из списка.
Вставляем в поле справа скопированные заранее символы пустого и активного чекбокса, разделив их запятой.
В данном случае данные для выпадающего списка должны быть разделены запятыми. Например, если ваш список будет содержать такие варианты, как «Да», «Нет», и «Возможно», вы должны ввести их в формате: Да, Нет, Возможно. Убедитесь, что вы корректно указали все варианты, так как они будут выводиться в выпадающем списке.
Не забываем выбрать Показывать раскрывающийся список в ячейке, если он по умолчанию не выбран. Иначе ваши ячейки, в которых вы предполагаете разместить флажки, не будут визуально никак обозначены. И вы можете только догадываться, что для активации флажка нужно дважды кликнуть по этой ячейке.
Жмем "Сохранить".
В результате получаем выпадающий список в нашем диапазоне Гугл таблицы. Каждая такая ячейка будет обозначена небольшим треугольником.
При нажатии на треугольник внутри ячейки нам будет предложено выбрать нужный чекбокс.
Готово! Теперь вы можете при помощи мыши в каждой ячейке списка выбирать активный (отмеченный) чекбокс или пустой в зависимости от того, выполнен заказ или нет.
Совет. Вы можете вставить флажок в Гугл Таблицах только в одну ячейку, затем выбрать эту ячейку и дважды щелкнуть по этому маленькому синему квадратику, чтобы заполнить весь столбец до конца таблицы флажками.
Создаем выпадающий список из данных Гугл таблицы.
Рассмотрим второй способ как сделать раскрывающийся список в Гугл таблице. Это будет более универсальный способ и поэтому он дает нам больше возможностей.
Выделяем диапазон H2:H21, в который вы будем вставлять фамилии менеджеров, которые занимались выполнением заказов.
Переходим в Меню -> Данные -> Проверка данных.
В Правилах выбираем Значения из диапазона. Этот пункт первым находится в списке правил, обычно он выбран по умолчанию.
В поле справа от "Правила" выбираем диапазон, где находятся наши данные для списка.
Для этого вам необходимо либо вручную указать диапазон, либо выделить его при помощи мышки.
Обратите внимание, что указать можно не только диапазон ячеек, который находится на листе с нашей таблицей. Как вы помните, мы с вами разместили эту дополнительную информацию на другом листе Google таблицы в столбце B. Ведь наша таблица с заказами вполне может быть очень большой со множеством колонок и строк. И совсем не обязательно портить внешний вид рабочей таблицы лишними справочными данными. Кроме того, они могут вам потом просто мешать рядом с основными данными и создавать этим путаницу.
Нажмите на символ таблицы в правой части поля и выделите на листе 2 диапазон ячеек, в которых находятся нужные нам фамилии.
Нажмите Сохранить.
В результате мы получаем все тот же выпадающий список с треугольниками в нужном нам диапазоне Гугл таблицы, из которого мы будем просто выбирать фамилии.
Совершенно аналогичным образом можно создать и список с чекбоксами. В качестве диапазона значений выберите на листе 2 ячейки A2:A3. Далее действуйте согласно приведённых выше рекомендаций.
Настройка выпадающего списка
После того как выпадающий список в Google Таблицах создан, следующим шагом является его настройка. Эти настройки позволяют оптимизировать функционирование списка, отвечая на конкретные потребности пользователя или бизнеса. Одним из первых аспектов, на которые следует обратить внимание, является аутентификация ввода. Это позволяет контролировать, какие значения могут быть введены в ячейку. Например, пользователь может установить ограничение на выбор только из предложенных значений, что поможет избежать ошибок при вводе данных. Чтобы включить эту функцию, необходимо перейти в настройки выпадающего списка и активировать соответствующую опцию.
Следующим важным моментом является возможность изменения цвета и форматов. Google Таблицы предлагают разнообразные способы визуализации данных, и настройка цвета выпадающего списка может сделать его более заметным и удобным для восприятия. Например, можно использовать разные фоны для ячеек, содержащих раскрывающийся список, или изменить стиль текста, чтобы выделить важные значения. Эти визуальные настройки могут способствовать улучшению пользователя при работе с таблицей.
Важно также обратить внимание на уведомления о неверном вводе. В случае, если пользователь введет значение, которое не соответствует установленным критериям, Google Таблицы могут оповестить об этом, что позволит избежать дальнейших ошибок в данных. Это создаст более прозрачный и управляемый процесс работы с таблицами. Таким образом, настройка выпадающего списка не только улучшает внешний вид данных, но и обеспечивает их корректность, что является крайне важным при работе с большими объемами информации.
Как скопировать список в другой диапазон ячеек
Итак, мы начали заполнять нашу таблицу с использованием чекбоксов и выпадающих списков – быстро и без ошибок.
Но у нас появились новые заказы, в результате добавились строки в таблице. И с заказом у нас работает теперь не 6, а 7 менеджеров, чтобы повысить оперативность их исполнения и гарантировать покупателю поставку точно в срок.
Что делать? Повторять снова процедуру, которую мы описывали выше? Не нужно – всё гораздо проще.
Можно скопировать ячейки со списком туда, где они необходимы, при помощи известной нам комбинации клавиш Ctrl + C (копировать) и Ctrl + V (вставить).
Установите курсор на ячейку, которую нужно копировать, и нажмите Ctrl + C. Далее поставьте курсор в нужную ячейку и нажмите Ctrl + V.
И так можно повторять необходимое количество раз.
Либо можно просто перетащить нижний правый угол выбранной ячейки с флажком или выпадающим списком.
Создаем автоматически пополняемый раскрывающийся список в Google таблице
Итак, мы создали выпадающий список в Гугл таблице, работали с ним и некоторое время он нас вполне устраивал. Но произошли изменения – появились новые сотрудники, руководство посчитало необходимым рассматривать не только статус заказа «выполнен» и «не выполнен», но и «подготовлен к отправке». Выходит, наши списки нужно полностью менять?
Можно попробовать просто ввести фамилию нового сотрудника, не обращая снимания на список. Поскольку в настройках нашего списка в пункте “Для неверных данных” мы оставили активным чекбокс “Показывать предупреждение”, то новая фамилия будет сохранена, но вы увидите предупреждение о том, что введённое вами значение не соответствует списку. Согласитесь, это не самый удачный выход из положения.
На этот случай рекомендую изначально создавать автоматически пополняемые списки. Значения в них будут появляться автоматически сразу же после ввода их в определённые ячейки таблицы.
Итак, как сделать, чтобы без написания дополнительных скриптов можно было изменять содержание раскрывающегося списка в Гугл таблице?
Для этого нужно вначале изменить его настройки.
Давайте перейдем на наш лист 2, где мы записывали значения для списка. Скопируйте фамилии сотрудников в отдельный столбец.
Теперь изменим настройки списка в ячейках H2:H21. Выделим эти ячейки, затем, как обычно, переходим в Меню -> Данные -> Проверка данных.
В пункте "Правила" меняем ссылку – теперь это будет ссылка на весь столбец D на листе 2.
Не забываем нажать Сохранить.
Теперь посмотрите, как легко мы можем добавить новую фамилию в список.
Все значения из столбца D на листе 2 автоматически становятся значениями списка. Согласитесь, это очень удобно.
Как удалить выпадающий список
Когда дело доходит до флажков, которые находятся в ячейках как есть (которые записаны в виде символов или формул и не являются частью раскрывающихся списков), просто выберите эти ячейки и нажмите Del на клавиатуре. Все флажки будут немедленно удалены, оставив пустые ячейки.
Однако, если вы заполняли значения в ячейках с помощью выпадающих списков (т. н.Проверка данных), это очистит только выбранные значения. Сами списки останутся в ячейках.
Чтобы удалить все данные из ячеек, включая выпадающие списки, из любого диапазона электронной таблицы, выполните следующие простые действия:
- Выберите ячейки, в которых вы хотите удалить флажки и выпадающие списки (все сразу или выберите отдельные ячейки, нажав и удерживая
Ctrl). - Переходим по уже знакомому нам пути в Меню -> Данные -> Проверка данных
- Нажимаем кнопку "Удалить проверку" в появившемся окне.
Все готово! Все выделенные вами списки удалены полностью.
После этого можно вновь выделить этот диапазон и удалить оставшиеся в ячейках значения при помощи клавиши Del.
Простой способ удаления всех выпадающих списков из Гугл таблицы
Случается, что вам необходимо удалить все имеющиеся выпадающие списки из всей вашей рабочей Гугл таблицы.
В этом случае поступайте так же, как и при удалении списков в нескольких отдельных ячейках, только выделите все ячейки с данными.
Для того, чтобы быстрее выделить все необходимые ячейки, можно воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+A.
Установите курсор на любую ячейку таблицы, нажмите Ctrl+A, и она вся целиком будет выделена. Либо нажмите серую кнопку в левом верхнем углу таблицы.
После этого действуем так, как уже ранее было описано:
Переходим в Меню -> Данные -> Проверка данных.
Нажимаем кнопку "Удалить проверку" в появившемся окне.
Обратите также внимание, что ячейки нашей таблицы (столбец G и несколько ячеек столбца H), которые ранее были заполнены при помощи выпадающего списка, очищены не будут, так как они уже содержат значения.
Итак, вы сами смогли убедиться, что выпадающий список в Гугл таблице может сделать даже неопытный пользователь, который даже никогда не слышал о такой замечательной возможности.
Действуйте так, как мы с вами только что сделали, и у вас всё получится.
