Рассмотрим несколько способов, при помощи которых мы можем подстраховать себя от случайных ошибок при вводе данных. Ведь от того, правильно ли вы записали данные в таблицу Excel, во многом зависят результаты, которые вы получите.
Подтверждаем правильность ввода галочкой.
Задача: При ручном вводе данных в ячейки таблицы проверять правильность ввода в соответствии с имеющимся списком допустимых значений. В случае правильного ввода в отдельном столбце ставить галочку, в случае ошибки - там же должен появиться крестик. Это позволит сразу обнаружить ошибку ввода и своевременно ее исправить. Ведь ошибки при вводе не позволят нам правильно группировать данные, производить их поиск, производить какие-то вычисления в зависимости от выполнения определенного условия и т.д.
Общая формула, которая поможет нам проверить и отметить правильность ввода данных в ячейку Excel, выглядит следующим образом:
=ЕСЛИ(логическое условие, галочка, знак_ошибки)
Все наши допустимые значения, которые могут быть записаны в ячейку при вводе, мы расположим в отдельном диапазоне данных. В нашем случае - в ячейках Е2:Е5. Чтобы было проще работать с этими условиями, давайте обозначим эти ячейки как именованный диапазон. Назовем его "значения". Теперь вместо координат ячеек достаточно будет ввести имя диапазона - "значения". Этот набор можно при необходимости расширить.
Формула в ячейке В2 выглядит следующим образом:
=ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(значения,A2),СИМВОЛ(252),СИМВОЛ(251))
Как работает формула проверки правильности ввода данных в Excel?
Чтобы отобразить галочку, если введенное значение верное, вы можете использовать формулу на основе функции ЕСЛИ вместе со шрифтом символов, таким как Wingdings.
Для проверки условия мы используем функцию СЧЕТЕСЛИ.
=СЧЁТЕСЛИ(значения,A2)
Здесь мы считаем, сколько раз значение из ячейки А2 встречается в диапазоне "значения". Если его там нет, то функция СЧЕТЕСЛИ возвратит 0. И этот ноль будет воспринят функцией ЕСЛИ как отрицательный ответ на поставленное условие. Если все введено верно и введенный текст был найден в контрольном списке, то будет возвращена 1, которая будет воспринята как "Да". Это прекрасно работает как логическое условие для функции ЕСЛИ.
Обратите внимание, что здесь используется одна важная особенность Excel: если в качестве аргумента функции ЕСЛИ используется какая-то функция, результатом вычисления которой будет число, то функция ЕСЛИ любое число, отличное от нуля, преобразует в "ИСТИНА", а ноль - в "ЛОЖЬ".
Кстати, и в обратном направлении тоже работает: если в математической формуле в качестве одного из аргументов использовать любую логическую функцию (в том числе и ЕСЛИ) и попытаться проделать с ним математические вычисления, то результат выполнения логической функции будет представлен в виде числа - 0 либо 1.
Чтобы вывести галочку в случае верного ввода, используем функцию СИМВОЛ, которая преобразует код в символ.
Не забудьте в ячейках, показывающих результат проверки ввода данных в Excel, использовать шрифт Wingdings.
Но вообще-то в случае, если приходится часто вводить повторяющиеся данные, и чтобы избежать ошибок при вводе, рекомендуется использовать выпадающий список.
Выпадающий список - лучшая гарантия правильности ввода данных. Читайте подробнее: Как создать выпадающий список в Excel - подробные инструкции для "чайников" и не только ....
Запретить ввод некорректных данных вы также можете при помощи инструмента проверки данных. Здесь это подробно описано: Проверка данных в Excel: как сделать, использовать и убрать.
Предоставляем вам возможность самим сравнить и выбрать лучший для себя вариант проверки правильности ввода данных.
