Формула ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ — основные функции с примерами.

В статье объясняются особенности функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ в Excel и показано, как использовать формулы промежуточных итогов для суммирования данных в видимых ячейках.

В предыдущей статье мы обсудили автоматический способ вставки промежуточных итогов в Excel с помощью инструмента Промежуточные итоги. Сегодня вы узнаете, как можно самостоятельно создавать формулы промежуточных итогов и какие преимущества это дает.

Синтаксис и использование функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ

Microsoft определяет ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ как функцию, которая возвращает промежуточный итог в таблице данных. И это не просто суммирование чисел в определенном диапазоне ячеек. 

В отличие от других функций Excel, которые предназначены только для одной конкретной задачи, она удивительно универсальна. Она может выполнять различные арифметические и логические операции, такие как подсчет количества значений, вычисление среднего, поиск минимального или максимального и многое другое.

Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (на английском — SUBTOTAL) доступна во всех версиях Excel 2019, 2016 и ниже.

Синтаксис ее следующий:

ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(номер_функции; ссылка1; [ссылка2];…)

Где:

• Номер_функции — число, указывающее, какую функцию использовать для вычисления промежуточного итога.
• Ссылка1, ссылка2,… – одна или несколько ячеек или диапазонов с исходными данными. Первый аргумент является обязательным, остальные (их может быть до 254) — необязательны.

Аргумент номер_функции может принимать значения:

• 1-11 – игнорируются отфильтрованные ячейки, но включают строки, скрытые вручную.
• 101-111 – нужно игнорировать все скрытые ячейки: отфильтрованные и скрытые вручную.

На самом деле нет необходимости запоминать все эти номера. Как только вы начнете вводить формулу промежуточного итога в ячейку или в строку формул, Microsoft Excel отобразит для вас список доступных функций с номерами. Останется только выбрать подходящую.

Например, вот как вы можете составить формулу с номером 9 для суммирования значений в ячейках с D2 по D10:

Чтобы добавить номер функции в формулу, дважды щелкните его в списке, затем поставьте точку с запятой, укажите диапазон, введите закрывающую скобку и нажмите Enter. Готовая формула будет выглядеть так:

=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;D2:D10)

Аналогичным образом вы можете написать формулу с аргументом 1 для получения среднего значения, с 2 для подсчета ячеек с числами, можете указать 3 для подсчета непустых значений и т. д. На скриншоте ниже показаны несколько других формул с различными функциями в действии:

Особенности формулы ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ:

1. Считает только по столбцам, для строк не подходит.
   1. Отфильтрованные значения не учитываются. Скрытые вручную значения учитываются функциями с номерами 1 – 11.
   2. Подсчитывает только исходные данные. Никакие другие промежуточные итоги не учитываются.
   3. Когда вы используете формулу промежуточных итогов с функцией суммирования, например СУММ или СРЗНАЧ, она вычисляет только ячейки с числами, игнорируя пустые и содержащие нечисловые значения.
   4. Применяется только к обычным диапазонам, с таблицами Excel не работает.

Существенное преимущество этой формулы в том, что ее можно использовать почти в любом месте вашего рабочего листа. То есть, таблица может не быть настолько жестко упорядоченной, как при использовании инструмента «Промежуточные итоги».

Теперь, когда вы знаете, как создать формулу промежуточных итогов в Excel, главный вопрос: зачем вообще тратить силы на ее изучение? Почему бы просто не использовать обычные функции, такие как СУММ, СЧЁТЕСЛИ, МАКС и т.д.? Вы найдете ответ ниже.

3 основных причины использовать ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ИТОГ в Excel

По сравнению с традиционными функциями Excel, ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ дает следующие важные преимущества.

1. Вычисляет значения с учетом применяемого фильтра.

Поскольку функция Excel ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ игнорирует значения в отфильтрованных строках, вы можете использовать ее для создания динамической сводки данных, в которой промежуточные итоги пересчитываются автоматически в соответствии с фильтром. Скрытые фильтром значения при этом учитываться не будут.

А вот если мы будет использовать обычную функцию, к примеру, СУММ, то применение фильтра не изменит вычисленный итог. Складываются в том числе и скрытые фильтром числа.

Например, если мы отфильтруем таблицу, чтобы отобразить продажи только черного шоколада, формула промежуточного итога не изменится, но все остальные товары будут удалены из итога:

Стандартная функция СУММ с подсчетом только нужных ячеек не справится. Придется либо копировать эти данные в другое место, чтобы все другие не мешали, либо применять функцию СУММЕСЛИ и постоянно корректировать ее в соответствии с нужными целями.

Примечание. Поскольку оба набора номеров функций (1-11 и 101-111) игнорируют отфильтрованные ячейки, в этом случае вы можете использовать формулу с функцией номер 9 или 109.

2. Вычисление только видимых ячеек.

Как вы помните, формулы промежуточных итогов с номером функции от 101 до 111 игнорируют все скрытые ячейки – отфильтрованные и скрытые вручную. Итак, когда вы используете функцию «Скрыть» в Excel для удаления из представления нерелевантных данных, используйте функцию номер 101-111, чтобы исключить значения в скрытых строках из подсчета итогов.

На рисунке ниже вы видите, что не следует использовать функцию 9, если вы руками скрывали какие-либо строки в вашей таблице. При этом функция 109 всегда возвращает результат исходя только из видимых на экране значений.

Следующий пример поможет вам лучше понять, как это работает: Промежуточный итог 9 против 109.

3. Игнорируются значения во вложенных формулах промежуточных итогов.

Если диапазон, указанный в вашей формуле промежуточных итогов Excel, содержит любые другие формулы промежуточных итогов, эти вложенные итоги будут проигнорированы, поэтому одни и те же числа не будут вычисляться дважды. Ведь нам не нужен двойной счёт. Классно, не правда ли?

На снимке экрана ниже формула 

=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;G2:G12)

игнорирует результаты формул промежуточных итогов в ячейках G7 и G120, как если бы вы использовали функцию СУММ с двумя отдельными диапазонами: СУММ(G2:C6, G8:G11).

Использование промежуточных итогов в Excel - примеры формул

Когда вы впервые сталкиваетесь с промежуточными итогами, это может показаться сложным, запутанным и даже не слишком нужным. Но как только вы узнаете все подробности, то поймете, что овладеть ими не так уж и сложно, а пользы может быть много. Следующие примеры дадут вам несколько полезных советов и новых идей.

Пример 1. Промежуточный итог с функцией 9 или 109?

Как вы уже знаете, ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ использует 2 набора номеров функций: 1-11 и 101-111. Все они игнорируют отфильтрованные строки, но номера 1–11 учитывают скрытые вручную строки, а номера 101–111 исключают их. Чтобы лучше понять разницу, давайте рассмотрим следующий пример.

Чтобы суммировать отфильтрованные строки, вы можете использовать формулу Промежуточный итог с функцией 9 или с 109, как показано на рисунке ниже:

Но если вы скрыли отдельные элементы вручную,

• используя команду «Скрыть строки» на вкладке «Главная»> «Ячейки»> «Формат» > «Скрыть и отобразить»,
• или щелкнув строки правой кнопкой мыши и выбрав «Скрыть»,

и теперь хотите суммировать значения только в видимых строках, использовать функцию 109 – это единственный вариант:

Остальные номера функций работают таким же образом. Например, для подсчета непустых отфильтрованных ячеек подойдет формула с функцией 3 или 103. Но только функция 103 может правильно подсчитывать видимые значения, если в диапазоне есть скрытые вручную строки.

Пример 2. Промежуточные итоги с условием.

Если вы создаете сводный отчет или информационную панель, где вам нужно отображать различные сводные данные, но у вас ограничено место, чтобы разместить множество вариантов итогов, то можно сделать так:

• В одной ячейке создайте раскрывающийся список, содержащий названия функций, такие как СУММ, МАКС, МИН и др.
• В ячейке рядом с раскрывающимся списком введите вложенную формулу ЕСЛИ со встроенными функциями промежуточных итогов, соответствующими именам функций в раскрывающемся списке.

Например, если предположить, что значения для промежуточного итога находятся в ячейках C2: C16, а раскрывающийся список в A17 содержит элементы «Итого», «Среднее», «Максимум» и «Минимум», «динамическая» формула промежуточного итога будет выглядеть следующим образом:

=ЕСЛИ(A17="Сумма";ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;C2:C16); ЕСЛИ(A17="Среднее";ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(1;C2:C16);ЕСЛИ(A17="Минимум";ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(5;C2:C16); ЕСЛИ(A17="Максимум";ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(4;C2:C16);""))))

И теперь, в зависимости от того, какую функцию ваш пользователь выбирает из раскрывающегося списка, соответствующая функция будет вычислять значения в отфильтрованных строках:

Думаю, при помощи этого способа вы можете заменить этой универсальной функцией стандартные функции суммирования, нахождения максимума и минимума, среднего значения, подсчёта и т.д.  Ведь в данном случае даже сортировка не нужна, так как мы не группируем данные, а просто делаем подсчёт. Главное, чтобы не было пустых строк.

Обратите внимание также на то, что если бы мы использовали для расчёта суммы продаж функцию СУММ, то в этой таблице мы не смогли бы подсчитать продажи по какому-то определённому покупателю или группе покупателей.  Пришлось бы для каждого из них использовать функцию СУММЕСЛИ.

Вы можете достаточно просто посчитать промежуточные итоги с условием, если отфильтровать нужные строки по товарам, по покупателям либо по другим критериям. Результат будет показан только по значениям, оставшимся после фильтрации. Соответственно и расчет будет сделан только по ним.

К примеру, вот как можно подсчитать сумму продаж черного шоколада, исключив молочный при помощи фильтра:

Как видите, при помощи формулы СУММ это сделать невозможно. А использовать СУММЕСЛИ — это каждый раз корректировать условие в формуле либо делать несколько формул «на все случаи жизни». А здесь мы просто отбираем нужное при помощи фильтра. Согласитесь, это гораздо проще и удобнее, нежели писать и затем корректировать громоздкие формулы.

Почему промежуточные итоги не работают? Распространенные ошибки.

Если формула промежуточного итога возвращает ошибку, вероятно, это связано с одной из следующих причин:

#ЗНАЧ! - аргумент номер_функции не является целым числом от 1 до 11 или от 101 до 111; или любой из аргументов ref содержит трехмерную ссылку сразу на несколько листов вашей рабочей книги.

#ДЕЛ/0! - возникает, если указанная функция должна выполнить деление на ноль (например, вычисление среднего значения или стандартного отклонения для диапазона ячеек, не содержащего ни одного числа).

#ИМЯ? - неправильно написано название функции — исправить ошибку проще простого:)

Совет. Если вы еще не чувствуете себя комфортно с функцией ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ, вы можете использовать встроенный инструмент ПРОМЕЖУТОЧНЫЙ ИТОГ и автоматически вставлять формулы.

Вопросы оставляйте в комментариях.

Функция СУММПРОИЗВ с примерами формул

Среднее значение в Excel — легко и быстро

Функция СУММЕСЛИМН – суммировать ячейки в Excel, когда много условий

Формула СРЗНАЧЕСЛИМН с несколькими условиями

Промежуточные итоги в Excel

Средневзвешенное значение в Excel: формулы, примеры, пошаговое руководство

8 простых способов как посчитать в Excel сумму столбца

Сумма по цвету и подсчёт по цвету в Excel