Функция ВПР – это очень мощный инструмент поиска. Но если он по каким-то причинам завершился неудачно, то вы получите сообщение об ошибке #Н/Д (#N/A в английском варианте).
Давайте постараемся вместе ответим на вопрос: «Почему функция ВПР не работает?»
В первую очередь, сообщение об ошибке вы увидите, если данные, которое вы ищете, действительно отсутствуют в указанном диапазоне поиска. Здесь мы бессильны.
Все остальные случаи связаны с тем, что мы что-то не учли или сделали неверно.
Итак, почему ВПР не находит значение, хотя оно есть?
Неточность при вводе данных.
В этом случае ничего найти не получится, и ВПР возвратит ошибку #Н/Д. Самое простое решение здесь очень часто оказывается самым верным. Быть может, вы просто ошиблись при вводе критерия поиска.
Это вполне может случиться, особенно если вы записываете его прямо в формулу.
Опечатка при вводе функции.
Если вы видите ошибку #ИМЯ?, то это означает, что при записи названия самой функции вы допустили неточность – перепутали или добавили лишнюю букву.
Проверьте синтаксис, и всё будет в порядке.
Неверные ссылки.
Проверьте, верно ли вы указали диапазон поиска, а также координаты значения, которое мы будем искать.
Случается, что в формуле вы указали обычные (относительные) ссылки, забыв заменить их на абсолютные ($), а затем произвели какие-то действия с таблицей. К примеру, добавили столбец. Ваши ссылки в формуле теперь будут указывать на неверные координаты.
Важно! При таком изменении ссылок вы можете и не знать, что найдено не то, что нужно. Ведь какое-то значение все же возвращено, хоть и неверное. Поэтому будьте внимательны в использовании относительных и абсолютных ссылок! Рекомендуем по этой причине стараться использовать «умные» таблицы или именованные диапазоны.
Неверно указан параметр «интервальный просмотр».
Включен поиск до первого приблизительного совпадения в отсортированном диапазоне (параметр = ИСТИНА или вовсе опущен), но на самом деле данные не отсортированы.
Об этой проблеме мы подробно говорили ранее.
Столбец поиска не является первым слева столбцом диапазона поиска.
Часто забывают о том, что ВПР ищет совпадающие данные только в первом слева столбце диапазона, который вы указали.
Если ваши просматриваемые данные находятся не в первом, а во втором или другом столбце, то она не сможет найти ни одного совпадения, и вы вновь увидите сообщение #Н/Д.
Это важное ограничение нельзя забывать.
Несовпадение форматов данных.
Формат ячейки, откуда берется искомое значение наименования (например D3 в нашем случае), и формат ячеек первого столбца (A3:A21) из диапазона поиска отличаются (например, числовой и текстовый). Этот случай особенно часто встречается при использовании вместо текстовых наименований числовых кодов (номера счетов, артикулы, идентификаторы, даты и т.п.). Ведь число, записанное в таблицу Excel, может быть в двух принципиально разных состояниях - как число и как текст. И визуально их отличить практически невозможно.
Преобразуем число в текст.
Как видите, с виду записи одинаковы, однако в D6 артикул сохранен как число, а в A10 – как текст (на таких ячейках обычно видна пометка - зелёный уголок). Текст не может быть равнозначен числу, поэтому получаем #Н/Д. ВПР не находит значение, хотя оно с виду есть.
Как решить эту проблему со случайным несоответствием в формате записи? Можно использовать функцию ТЕКСТ, которая преобразует любой тип данных в текстовый вид.
Используем формулу
=ВПР(ТЕКСТ(D6;"#");$A$3:$B$21;2;ЛОЖЬ)
Как видно, обычную ссылку на D6 мы заменяем конструкцией
TEXT(D6,"#")
Первый аргумент – это адрес, а второй аргумент означает формат, в который мы будем преобразовывать значение (в нашем случае – текстовый).
Можно поступить и проще - "приклеить" к числу пустую строку при помощи оператора склейки &.
=ВПР(D6&"";$A$3:$B$21;2;ЛОЖЬ)
Запомните простое правило:
Если несовпадение форматов встречается редко, то можно просто исправить формат записи данных. Измените формат ячейки на текстовый и пересохраните ее содержание (F2 и затем ENTER). Содержимое будет преобразовано в текст.
Как видите, ошибка исчезла, поскольку теперь текстовое значение сравнивается с таким же текстом.
Преобразуем текст в число.
А если нужно сделать обратное преобразование? Преобразовать число как текст в обычное число, чтобы все данные в таблице были одного типа? Давайте рассмотрим на примере.
Добавьте перед проблемным значением двойной минус. Это означает - дважды умножить на минус 1. А еще со школы мы помним, что минус на минус дает плюс. В результате ничего не изменится. Но есть важный момент.
Так же и в нашем случае. Текст преобразуется в число. Итак, наша формула выглядит следующим образом:
=ВПР(--A2;$D$2:$E$8;2;0)
Если числовой и текстовый форматы беспорядочно перемешаны?
А теперь - самый сложный случай. И здесь тоже есть простое решение.
Если поиск с преобразованием значения в число не удался, то будем искать его как текст. Объединяем оба варианта при помощи функции ЕСЛИОШИБКА.
=ЕСЛИОШИБКА(ВПР(--O2;$R$2:$S$8;2;0);ВПР(O2&"";$R$2:$S$8;2;0))
В результате получаем немного громоздкий, но зато вполне универсальный вариант, который позволит избежать ошибок в формуле ВПР из-за несовпадения форматов значений.
Лишние пробелы и непечатаемые знаки.
Формула не работает, потому что в артикуле присутствуют пробелы или невидимые непечатаемые знаки (перенос строки и т.п.).
В нашем примере на картинке чуть выше формула ВПР возвратила ошибку, так как в D8 при вводе данных случайно были добавлены два пробела после слова. И, поскольку сравниваются символьные значения, поиск, естественно, завершился неудачно.
Такая неточность может встречаться довольно часто, и обнаружить её визуально практически невозможно. К примеру, если наименование состоит из 2 слов, то вполне возможно случайное появление лишнего пробела между этими словами.
Могут быть также случайно добавлены символы, невидимые на экране и на печати (табуляция, перевод строки и т.д.). Визуально определить такие неточности ввода вы не сможете.
В этом случае можно использовать функции СЖПРОБЕЛЫ (TRIM) и ПЕЧСИМВ (CLEAN) для удаления лишних пробелов либо других невидимых символов. Вместо
=ВПР(D8;$A$3:$B$21;2;ЛОЖЬ)
вводим
=ВПР(СЖПРОБЕЛЫ(ПЕЧСИМВ(D8));$A$3:$B$21;2;ЛОЖЬ)
или
=VLOOKUP(TRIM(CLEAN(D8)),$A$3:$B$21,2,FALSE)
Функция СЖПРОБЕЛЫ убирает пробелы, а ПЕЧСИМВ удаляет все непечатаемые и невидимые символы.
Эту комбинацию функций рекомендуем применять всегда «на всякий случай», чтобы подстраховать себя от случайных неточностей ввода данных.
Неправильно указан номер столбца.
Иногда функция ВПР не срабатывает, потому что неправильно указан номер столбца, значение из которого вы хотите получить (третий аргумент).
Он не может быть меньше 1 и не может быть больше, чем количество столбцов в указанном для поиска диапазоне. Если он указан неверно, то получим ошибку #ЗНАЧ!
Когда вы видите такое, пересчитайте количество колонок в диапазоне, который вы указали, и убедитесь, что оно не меньше, чем номер, указанный третьим аргументом функции. Быть может, вы указали 4, а колонок всего 3.
И в любом случае – это число должно быть больше 1. Вряд ли кто-то из вас будет руками вводить 0 или -1, но если вы получаете его при помощи каких-то вычислений, вложенных в формулу, то здесь-то и может быть проблема.
Неверная ссылка на данные из другой таблицы
Мы с вами говорили о том, что диапазон поиска может быть расположен в другой таблице или даже в другом файле Excel.
Если вы случайно допустили неточность при указании ссылки на эти данные, то увидите сообщение #ССЫЛКА!.
Это будет означать, что вы ссылаетесь на неверный диапазон, который Excel найти не может.
После изменения таблицы функция ВПР перестала работать
Вы сделали все правильно и до тех пор, пока вы не вставили несколько строк или столбцов в вашу таблицу, все работало верно.
Теперь же появилась ошибка #Н/Д либо результаты стали явно неверны. В чем дело?
А дело всё в том, что вы не использовали абсолютные ссылки, не добавляли к адресам ячеек, строк и столбцов знак $. В результате после добавления (или удаления) строк или столбцов ваши ссылки изменились, и все сломалось.
Кроме того, в третьем аргументе вы указываете порядковый номер столбца, из которого нужно извлечь данные. Но если вы вставили дополнительные колонки, то и количество столбцов, и их порядковые номера изменятся. А у вас в формуле используются «старые» номера.
Постарайтесь отменить сделанные изменения, благо Excel хранит всю историю изменений вашей таблицы.
Важно! Всегда используйте абсолютные ссылки, где это необходимо, чтобы застраховать себя от подобных неожиданных изменений.
Как убрать сообщение #Н/Д в ВПР?
Если функция не находит точного совпадения или искомого объекта просто нет в таблице, то она выдает сообщения, о которых мы говорили выше. С одной стороны, это хорошо, поскольку отрицательный результат- это тоже результат.
Однако, иногда это не очень удобно, т.к. такие сообщения потом порождают новые проблемы в расчете итогов, попадают в распечатку и т.д. Ведь если на эту ячейку ссылаются какие-то другие формулы, то они будут неправильно работать.
Можно легко перехватить ошибки и заменить их на любое другое подходящее нам значение (например, на ноль) с помощью функции ЕСЛИОШИБКА.
Синтаксис её подобен ЕСЛИ. В качестве условия используется выражение, которое потенциально может возвратить сообщение об ошибке.
=ЕСЛИОШИБКА([выражение];[значение_если_ошибка])
Задача – заменить его числом или выражением, указанным во втором аргументе. Рассмотрим это на примере.
В нашем случае маракуйя отсутствует в прайсе. Но вместо #Н/Д мы выведем ноль.
Вот как нужно будет преобразовать наши формулы, чтобы все выглядело красиво.
=ЕСЛИОШИБКА(ВПР(A4;$D$2:$E$7;2;0);0)
Естественно, вместо нуля можно вписать «не найдено» либо любое другое сообщение, а можно просто поставить пробел. Но в случае, когда на основе этих ячеек затем производятся какие-то вычисления, ноль, возможно, будет предпочтительнее.
Надеемся, теперь вы сможете ответить на вопрос: «Почему не работает функция ВПР в Excel?».
Если вы опишете, какого именно рода ошибка возникает, постараюсь подсказать
Почему не работает впр ни на одном файле, вообще везде ?