Одной из основных функций Microsoft Excel является сортировка данных, что играет важную роль в их анализе и управлении. Сортировка данных в Excel позволяет пользователям легко находить нужную информацию, улучшать визуализацию данных и упрощать процесс принятия решений.
Сортировка данных в Excel особенно полезна при работе с большими объемами информации. С ее помощью можно быстро выстроить данные в алфавитном порядке, по числовым значениям или по датам, что значительно ускоряет поиск и анализ. Это особенно важно для бизнес-аналитиков, исследователей, студентов и всех, кто регулярно работает с таблицами данных.
В данном уроке мы рассмотрим несколько быстрых и простых способов сортировки данных в Excel. Мы расскажем, как организовать данные по возрастанию или убыванию, как использовать функции сортировки по нескольким критериям и как применять фильтры для более точного анализа. Мы также рассмотрим решения для нетривиальных задач, например, как упорядочить по фамилии, когда записи начинаются с имени.
Независимо от того, сортируете ли вы весь рабочий лист или выбранный диапазон, вертикально (столбец) или горизонтально (строка), по возрастанию (от A до Я) или по убыванию (от Я до A), в большинстве случаев задача может быть выполнена одним нажатием кнопки. Однако в некоторых ситуациях встроенные функции могут не сработать. Но вы все равно можете найти способ сортировки с помощью формул.
Освоив эти методы, вы сможете повысить свою продуктивность и точность в работе с данными.
Как сделать сортировку по алфавиту в Excel
В целом, существует 4 основных способа сортировки по алфавиту в Excel: кнопки АЯ или ЯА, функция сортировки, фильтр и формулы.
Ниже вы найдете подробное руководство по каждому методу.
Как отсортировать столбец
Самый быстрый способ сортировки в столбце Excel:
- Выберите любую ячейку в столбце, который вы хотите отсортировать.
- На вкладке Данные нажмите либо АЯ для сортировки по возрастанию, либо ЯА для сортировки по убыванию.
- Готово!
Эти же кнопки также доступны на вкладке «Главная» > группа «Редактирование» > «Сортировка и фильтр» :
В любом случае Excel мгновенно отсортирует ваш список по алфавиту:
Совет. После сортировки и перед тем, как что-то сделать, внимательно посмотрите на результаты. Если что-то выглядит неправильно, нажмите кнопку «Отменить» , чтобы восстановить исходный порядок.
Сортировка смежных столбцов
Если ваш набор данных содержит два или более столбца, вы можете использовать кнопки АЯ или ЯА , чтобы перестроить один из столбцов по алфавиту, и при этом Excel автоматически переместит данные в других столбцах, чтобы информация в строках не изменилась.
Как вы можете видеть в отсортированной таблице справа, соответствующие каждому имени баллы остались прежними:
Важно отметить, что при сортировке данных по столбцу, Excel автоматически перемещает связанные строки, чтобы сохранить целостность данных. Например, если вы сортируете список имен, связанный с адресами и телефонами, все строки будут перемещены вместе с именами, сохраняя правильные соответствия.
В некоторых ситуациях, в основном, когда выбраны только одна или несколько ячеек в середине набора данных, Excel не уверен, какую часть данных сортировать, и запрашивает ваши инструкции. Если вы хотите отсортировать весь набор данных, оставьте установленный по умолчанию флажок Расширить выделенный диапазон и нажмите Сортировка:
Фильтрация и сортировка по алфавиту в Excel
Еще один быстрый способ сортировки по алфавиту в Excel — добавить фильтр. Преимущество этого метода в том, что он настраивается один раз — после применения автоматического фильтра Excel возможностисортировки для всех столбцов доступны буквально по щелчку мыши.
Фильтры особенно полезны в ситуациях, когда необходимо работать с определенными подмножествами данных. Например, вам нужна сортировка по возрастанию списка клиентов и одновременно нужно отфильтровать тех, кто сделал покупки в последние три месяца, фильтры позволят сделать это быстро и эффективно.
Фильтры также могут быть полезны при обработке данных, содержащих несколько уровней сортировки. Например, можно сначала отсортировать данные по одному столбцу, а затем применить фильтр для дальнейшей настройки отображения данных. Это позволяет создавать более точные и персонализированные отчеты.
Добавить фильтр в таблицу очень просто:
- Выберите один или несколько заголовков столбцов.
- На вкладке Главная в группе Редактирование нажмите Фильтр.
- В заголовках каждого столбца появятся маленькие раскрывающиеся стрелки. Щелкните раскрывающуюся стрелку для столбца, который вы хотите расположить в нужной вам последовательности, и выберите Сортировать от А до Я :
Столбец сразу отсортирован по алфавиту, а небольшая стрелка вверх на кнопке фильтра указывает порядок сортировки (по возрастанию):
Чтобы изменить порядок сортировки, выберите «Сортировать от Я до А» в раскрывающемся меню фильтра.
Чтобы удалить фильтр, просто нажмите кнопку «Фильтр» еще раз.
Как сделать сортировку сразу нескольких столбцов
Если вы хотите упорядочить значения сразу в нескольких столбцах, используйте команду сортировки Excel, которая дает больше возможностей.
Практическое применение сортировки по нескольким столбцам может быть разнообразным. Например, в бухгалтерском учете можно сначала отсортировать данные по дате, а затем по сумме транзакции. В списке сотрудников можно сначала отсортировать по отделу, а затем по фамилии. Эта функция позволяет получить более точное и структурированное представление данных.
При использовании этой функции важно учитывать несколько аспектов. Во-первых, убедитесь, что данные в выбранных столбцах соответствуют типу данных, который вы хотите отсортировать. Например, сортировка числовых данных в текстовом формате может привести к неожиданным результатам. Во-вторых, проверяйте наличие пустых ячеек, так как они могут нарушить порядок сортировки.
В качестве примера давайте добавим еще один столбец в наш набор данных, а затем упорядочим записи сначала по региону, а затем по товару :
Для этого выполните следующие действия:
- Выберите всю таблицу, которую вы хотите отсортировать.
В большинстве случаев вы можете выбрать только одну ячейку, а Excel автоматически выберет остальные данные, но этот подход подвержен ошибкам, особенно если в ваших данных есть пробелы (пустые ячейки).
- На вкладке Данные в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Сортировка.
- В диалоговом окне вы можете выбрать столбец, по которому будет выполнена сортировка, а также указать ее порядок: по возрастанию или по убыванию. В раскрывающемся списке Сортировать по выберите столбец, который вы хотите отсортировать первым, в нашем случае Регион. В двух других полях оставьте настройки по умолчанию: Сортировать по - Значения ячеек и Порядок - от А до Я:
Совет. Если в первом раскрывающемся списке отображаются буквы столбцов вместо заголовков, отметьте галочкой поле Мои данные содержат заголовки .
- Excel также позволяет вам сортировать данные по нескольким уровням, что особенно полезно для более сложных наборов данных. Для добавления дополнительных уровней нажмите на кнопку "Добавить уровень" и настройте параметры для каждого уровня сортировки. В этом примере второй уровень сортирует значения в столбце Товар от А до Я.
Совет. Если вы сортируете по двум и более столбцам с одинаковыми критериями, нажмите Копировать уровень вместо Добавить уровень. В этом случае вам нужно будет выбрать только другой столбец в первом поле.
- При необходимости добавьте дополнительные уровни сортировки и нажмите «ОК» .
Excel отсортирует ваши данные в определенном вами порядке. Как показано на скриншоте выше, наша таблица организована как и должно быть: сначала по Региону, а затем по Товару.
Дополнительно, Excel предоставляет возможность сортировки по пользовательским спискам. Эта функция позволяет вам создать и использовать собственные последовательности для сортировки. Например, вы можете создать список месяцев или дней недели, чтобы сортировать данные в нужном порядке. Пользовательский список вы можете выбрать в выпадающем меню в параметре Порядок.
Совет. Если элементы, которые вы хотите отсортировать, содержат как текст, так и числа, ознакомьтесь с статьей Как сортировать смешанные числа и текст в Excel .
Сортировка строк
Если ваши данные расположены горизонтально, вы можете отсортировать их в алфавитном порядке по строкам. Это также можно сделать с помощью функции сортировки Excel .
Разберем пошагово:
- Выберите диапазон, который вы хотите отсортировать. Если в вашей таблице есть метки строк, которые не следует перемещать, не выбирайте их.
- Перейдите на вкладку «Данные» > группа «Сортировка и фильтр» и нажмите «Сортировка» :
- Далее нажмите кнопку «Параметры...».
- В появившемся небольшом диалоговом окне выберите «Столбцы диапазона» и нажмите «ОК».
- Из раскрывающегося списка Сортировать по выберите номер строки, которую вы хотите распределить по алфавиту (в этом примере — строка 1). В двух других полях значения по умолчанию будут вполне приемлемы, поэтому мы их оставим ( Значения ячеек в поле Сортировать по и от A до Я в поле Порядок). Жмем ОК.
В результате первая строка в нашей таблице сортируется в алфавитном порядке, а остальные данные перестраиваются соответствующим образом, сохраняя все соответствия между записями:
Как сортировать по алфавиту в Excel с помощью формул
Microsoft Excel предоставляет множество функций для решения множества различных задач. Многие, но не все. Если вы столкнулись с задачей, для которой нет встроенного решения, скорее всего, ее можно решить с помощью формулы. Это также справедливо для сортировки по алфавиту. Ниже вы найдете несколько примеров, когда сортировка может быть выполнена только с помощью формул.
По фамилии в алфавитном порядке
Поскольку существует несколько распространенных способов написания имен в английском языке, иногда вы можете оказаться в ситуации, когда записи начинаются с имени, а вам нужно отсортировать их в алфавитном порядке по фамилии.
Параметры сортировки Excel в этом случае не помогут, поэтому давайте обратимся к формулам.
Указав имя и фамилию в ячейке A2, вставьте следующие формулы в две соседние ячейки, а затем скопируйте их вниз по столбцам до последней ячейки с данными:
В C2 извлеките имя:
=ЛЕВСИМВ(A2;ПОИСК(" ";A2)-1)
В D2 получите фамилию:
=ПРАВСИМВ(A2;ДЛСТР(A2)-ПОИСК(" ";A2;1))
А затем соединим их в обратном порядке:
=C2&" "&B2
Подробное объяснение формул можно найти в статье Извлекаем имя, фамилию, а также любое слово из ячейки с текстом, а сейчас посмотрим на результаты:
Поскольку нам нужно упорядочить имена, а не формулы, преобразуйте их в значения. Для этого выделите все ячейки с формулами (E2:E10) и нажмите Ctrl+С, чтобы скопировать их в буфер обмена. Щелкните правой кнопкой мыши по выбранным ячейкам, щелкните «Значения» под «Параметры вставки» и нажмите клавишу Enter:
Хорошо, вы почти у цели! Теперь выберите любую ячейку в полученном столбце, нажмите кнопку от A до Z или от Z до A на вкладке Данные , и вот вам — список, отсортированный по фамилии:
Процесс может показаться немного сложным на бумаге, но поверьте мне, в Excel это займет всего несколько минут. На самом деле, это займет даже меньше времени, чем чтение этого руководства, не говоря уже о том, чтобы вручную расставлять имена в алфавитном порядке :)
Каждую строку
В одном из предыдущих примеров мы обсуждали, как упорядочить строки в Excel по алфавиту с помощью диалогового окна «Сортировка». В том примере мы имели дело с к набором данных, где каждый столбец или строка содержат строго определенную информацию.
Но что, если каждая строка содержит совершенно независимые от других строк значения? Как организовать ячейки в каждой строке по отдельности?
Если у вас есть некоторое количество строк, вы можете отсортировать их одну за другой, выполнив шаги, которые мы описали выше . Если у вас сотни или тысячи строк, это будет огромной тратой времени. Формулы могут сделать то же самое гораздо быстрее.
Предположим, у вас есть много строк данных, которые необходимо переупорядочить в алфавитном порядке следующим образом:
Для начала скопируйте заголовки строк в другое место, а затем используйте следующую формулу массива, чтобы расположить каждую строку в алфавитном порядке (где B2:D2 — первая строка в исходной таблице):
=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС($B2:$D2;ПОИСКПОЗ(ЧИСЛСТОЛБ($B2:B2); СЧЁТЕСЛИ($B2:$D2;"<="&$B2:$D2);0)); "")
Пожалуйста, помните, что правильный способ ввода формулы массива в Excel — нажатие клавиши Ctrl + Shift + Enter. Когда вы это сделаете, Excel заключит формулу в {фигурные скобки}. Не пытайтесь вводить скобки вручную, это не сработает.
Перетащите маркер заполнения вправо, чтобы скопировать формулу в другие ячейки первой строки (в данном примере до ячейки I2).
Выделите все ячейки с формулами в первой строке (G2:I2) и перетащите маркер заполнения вниз, чтобы скопировать формулу в строки ниже.
Важное примечание! Приведенная выше формула работает с несколькими оговорками: ваши исходные данные не должны содержать повторяющихся значений.
Если в вашем наборе данных есть пробелы, заключите формулу в функцию ЕСЛИОШИБКА.
К сожалению, простого решения для сортировки дубликатов ячеек в строке у меня нет. Если вы знаете такое, пожалуйста, поделитесь в комментариях!
Каждый столбец
Если вы имеете дело с независимыми подмножествами данных, организованными вертикально в столбцах, вы можете легко подправить приведенную выше формулу, чтобы упорядочить каждый столбец по отдельности.
Просто замените ЧИСЛСТОЛБ() на ЧСТРОК(), сделайте несколько ссылок на столбцы абсолютными, а координаты строк — относительными, и ваша формула готова:
=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(A$3:A$5;ПОИСКПОЗ(ЧСТРОК(A$3:A3); СЧЁТЕСЛИ(A$3:A$5;"<="&A$3:A$5);0)); "")
Пожалуйста, помните, что это формула массива, которая должна быть записана через Ctrl + Shift + Enter:
Помимо предоставления решений для задач, которые невозможно выполнить с помощью встроенных в Excel функций сортировки, формулы имеют еще одно (хотя и спорное) преимущество - они делают сортировку динамической.
С помощью встроенных функций вам придется пересортировать данные каждый раз, когда добавляются новые записи. С помощью формул вы можете добавлять новые данные в любое время, и отсортированные списки будут обновляться автоматически.
Если вы предпочитаете сделать новый порядок данных статичным, замените формулы их результатами с помощью команды «Специальная вставка» > «Значения».
Проблемы с сортировкой в Excel
Функции сортировки Excel отлично работают, но если вы работаете с не совсем корректно записанными данными, все может пойти не очень гладко. Вот две распространенные проблемы.
Пустые или скрытые столбцы и строки
Если в ваших данных есть пустые или скрытые строки и столбцы, и вы выбрали только одну ячейку прежде чем нажать кнопку сортировки, то будет выделена и отсортирована только часть ваших данных, заканчивая первой пустой строкой или столбцом. Как вы можете видеть на скриншоте ниже, получилась сортировка ячеек по алфавиту только до первого пробела в данных.
Самое простое решение здесь — убрать все пробелы в данных и отобразить все скрытые строки и столбцы, прежде чем начать сортировку.
В случае наличия пустых строк (не скрытых строк!) можно сначала выбрать всю таблицу, а уже затем отсортировать ее.
Как видите, при этом пустые строки оказываются в самом низу таблицы.
Нераспознаваемые заголовки столбцов
Если заголовки ваших столбцов отформатированы не так, как остальные данные, Excel достаточно умен, чтобы определить их и исключить из сортировки.
Но если строка заголовка не имеет специального форматирования, заголовки ваших столбцов, скорее всего, будут обработаны как обычные записи и окажутся где-то в середине отсортированных данных.
Чтобы этого не произошло, выберите только строки c данными, а затем выполните сортировку.
При использовании диалогового окна «Сортировка» убедитесь, что установлен флажок «Мои данные содержат заголовки» .
Как отменить сортировку по алфавиту?
Если по каким-то причинам результаты сортировки вас не устроили или вы просто хотите вернуть прежний порядок данных, вы можете отменить сортировку.
Вот несколько вариантов, как можно убрать сортировку.
- Если вы использовали кнопки сортировки АЯ или ЯА, или же настраиваемую сортировку по нескольким столбцам, то нажмите кнопку Отменить на вкладке Главная.
Но этот вариант подойдет, если вы после сортировки не выполняли больше никаких действий с вашими данными. В противном случае, вам придется сначала отменить все эти действия, а уже затем – сортировку.
- Если вам нужно это делать периодически, то можно создать дополнительный столбец и записать в него порядковые номера. Это должны быть просто числа, а не формулы. То есть, для первой строки ваших данных - 1, для второй - 2, и т.д.
Потом можно просто отсортировать таблицу по этому вспомогательному столбцу по возрастанию, и все вернется на свои места. - Сохранять резервную копию ваших данных в отдельном файле или на другом рабочем листе. Тогда вы всегда сможете быстро их восстановить.
Что касается отмены других действий, рекомендую эту статью: Как отменить действие в Excel: сочетание клавиш, советы и хитрости.
Надеюсь, что эти примеры помогут вам быстро и эффективно отсортировать ваши данные.
Спасибо за чтение!
