Больше текста в одной ячейке? Легко! В этой статье вы найдете:
- Все способы переноса текста в Excel.
- Плюсы и минусы каждого способа
- Советы и рекомендации
Мы покажем, как настроить автоматический перенос строки в ячейке и как вручную в Excel перенести длинный текст на другую строку в одной ячейке. Вы также узнаете о наиболее распространенных причинах, по которым не получается разбить текст по строкам, и о том, как это исправить.
В первую очередь Microsoft Excel предназначен для вычисления чисел и управления ими. Однако вы часто можете оказаться в ситуациях, когда помимо чисел нужно, к примеру, записать длинный заголовок в шапке таблицы. Если объемный текст не умещается в одной ячейке, вы, конечно, можете поступить самым очевидным способом и просто сделать столбец шире. Однако это не лучший вариант, когда вы работаете с большим листом, на котором много данных для отображения.
Гораздо лучшее решение – записать в несколько строчек внутри одной ячейки текст, длина которого превышает ширину столбца. Excel предоставляет несколько способов сделать это. Это руководство научит вас как разбить текст на несколько строк в ячейке Excel, а также поделится несколькими советами.
Что такое перенос текста в Excel?
Когда вводимые данные слишком объемны, происходит одно из двух событий:
- Если столбцы справа пусты, длинная фраза переходит за границу ячейки в эти столбцы.
- Если по соседству справа есть какие-либо данные, она обрезается по границе ячейки.
На рисунке ниже показаны эти два случая:
Перенос по словам может помочь вам полностью отобразить длинное предложение без его «заползания» на другие клетки. Этот термин означает отображение содержимого ячейки на нескольких строчках, а не на одной длинной строке. Это позволит избежать эффекта «усеченного столбца», упростит чтение таблицы и сделает ее удобнее для печати. Кроме того, позволяет сохранить одинаковую ширину столбцов на всем листе.
На скриншоте показано, как это выглядит:
А теперь разберем несколько способов – как добиться такого эффекта и перенести текст на следующую строку в ячейке Excel.
Как автоматически с делать перенос по словам в Excel
Чтобы длинная фраза отображалась в нескольких строчках, выберите позиции, которые нужно отформатировать, затем включите функцию переноса на новую строку одним из описанных ниже способов.
Способ 1 . Перейдите на вкладку «Главная»> — «Переносить текст» :
Способ 2. Нажмите Ctrl + 1 чтобы открыть диалоговое окно «Формат ячеек» (или щелкните правой кнопкой мыши нужные и выберите этот пункт), перейдите на вкладку «Выравнивание», установите флажок как на рисунке, затем нажмите кнопку ОК.
По сравнению с первым методом переноса текста по словам, этот требует нескольких дополнительных щелчков мышью. Но он может сэкономить вам время, если захотите внести сразу несколько изменений в форматирование ячеек одним махом (например, выравнивание + шрифт + перенос).
Примечание. Если флажок закрашен сплошным цветом, это означает, что в выбранном диапазоне установлены разные параметры переноса, т.е. в кое-где данные модифицируются, а в остальных - нет.
Результат. Какой бы метод вы не применили, данные равномерно распределяются по ширине столбца. Если вы измените ширину, они перестроятся автоматически на новую строку.
Как нетрудно догадаться, два описанных выше метода также используются для отмены переноса строки внутри ячейки, если это вдруг стало не нужно. Проделайте те же самые операции и просто снимите флажок, который ранее установили.
Перенос на новую строку вручную
Иногда вам может потребоваться перенести текст на новую строку в точно определенной позиции, вместо автоматического переноса длинного текста. Чтобы обозначить место переноса строки вручную, проделайте эти шаги:
1. Войдите в режим редактирования, нажав F2 , дважды щелкнув либо ячейку, либо строку формул.
2. Поместите курсор в то место, где вы хотите начать новую строку, и примените сочетание клавиш Alt + Enter .
Результат. При вставке переноса строки вручную автоматически включается параметр Перенос текста. Однако разрывы, введенные вручную, останутся на месте, когда столбец станет шире.
Обратите внимание, что ячейка должна находиться в режиме переноса, чтобы содержимое переносилось вниз. Если этот формат не включен, вы увидите все данные в одной строке (даже если вы вставили перенос). А вот в строке формул они будут видны.
Эту особенность иногда используют, чтобы сделать более читаемыми длинные формулы. Перед отдельными частями внутри формулы вставьте новую строку (Alt + Enter), и разбираться с ее работой станет намного проще. Вот как может выглядеть формула для подсчета количества слов:
На следующем рисунке показаны оба сценария (перенос строки по словам введен дважды, как видите):
Вставка новой строки в ячейке при помощи формул
Вы можете добавить новую строку в тексте при помощи формулы.
Это может быть полезно, когда у вас есть разные позиции, которые вы хотите объединить и при этом добавить туда разрыв строки, чтобы каждая часть находилась отдельно.
Ниже приведен пример, где я использовал формулу для объединения различных частей адреса и добавил разрыв в каждой части.
А вот формула, которая добавляет код начала новых строк в итоговый результат:
=A2&" "&B2&СИМВОЛ(10)&C2&СИМВОЛ(10)&D2&", "&E2&" "&F2
Применяем СИМВОЛ(10), чтобы добавить новый абзац при объединении ячеек. СИМВОЛ(10) при помощи кода ASCII вставляет символ переноса строки и добавляет новую строку в ячейке. Размещая его там, где требуется, мы заставляем формулу разбивать итоговый результат по строкам внутри ячейки.
Вы также можете использовать функцию ОБЪЕДИНИТЬ() вместо символа амперсанда (&):
=ОБЪЕДИНИТЬ(;;A2;" ";B2;СИМВОЛ(10);C2;СИМВОЛ(10);D2;", ";E2;" ";F2)
или вот старая формула СЦЕПИТЬ(), если вы используете ранние версии Excel:
=СЦЕПИТЬ(A2;" ";B2;СИМВОЛ(10);C2;СИМВОЛ(10);D2;", ";E2;" ";F2)
Обратите внимание, что для того, чтобы это разделение было видно в таблице, вам нужно убедиться, что формат переноса строки в Excel включен. Если этот формат не применяется, описанные выше действия не приведут к видимым изменениям в вашей таблице.
Примечание. Если вы используете Mac, используйте СИМВОЛ(13) вместо СИМВОЛ(10).
Использование определения имени вместо СИМВОЛ(10)
Если вам нужно часто применять СИМВОЛ(10), отличным лайфхаком было бы присвоить ему имя. Таким образом, вы можете вводить короткий код вместо всей функции в формуле.
Вот как это можно быстро сделать.
- Кликните вкладку Формулы
- Вам нужна опция «Определить имя».
- В диалоговом окне «Новое имя» введите данные:
- Имя: ПСТР (вы можете назвать его как угодно - без пробелов)
- Область применения: Книга
- Диапазон: =СИМВОЛ(10)
ОК.
Теперь вы можете писать ПСТР вместо функции.
Так что формула для объединения адресов теперь может быть:
=СЦЕПИТЬ(A2;" ";B2;ПСТР;C2;ПСТР;D2;", ";E2;" ";F2)
или
=A2&" "&B2&ПСТР&C2&ПСТР&D2&", "&E2&" "&F2
Использование Найти_и_Заменить (трюк CTRL + J)
Это супер крутой трюк!
Предположим, у вас есть набор данных, как показано ниже.
Если вы хотите вставить разрыв строки там, где в адресе есть запятая, вы можете сделать это с помощью диалогового окна НАЙТИ и ЗАМЕНИТЬ.
Ниже приведены шаги по замене запятой на разрыв строки:
- Выберите позиции, в которых вы хотите заменить запятую на перенос.
- Кликните вкладку "Главная".
- Затем — «Найти и выделить», далее — «Заменить» (вы также можете употребить сочетание клавиш
CTRL+H). - В диалоговом окне «Найти и заменить» введите запятую (,) в поле «Найти».
- Поместите курсор в поле «Заменить», а затем используйте сочетание клавиш -
CTRL+J(удерживайте клавишуCTRL, а затем нажмитеJ). Это вставит символ переноса строки в это поле. Вы можете увидеть мигающую точку в поле после этой операции.
- Выберите «Заменить ВСЕ».
- Убедитесь, что перенос включен.
Эти действия удаляют запятую и заменяют ее переводом строки.
Обратите внимание, что если вы дважды используете сочетание клавиш CTRL + J, это вставит символ переноса два раза, и между предложениями будет двойной интервал.
Вы также можете выполнить те же действия, если хотите удалить разрыв строки и заменить его запятой (или любым другим символом). Просто поменяйте местами пункты «Найти» и «Заменить на».
Почему перенос не работает?
Как одна из наиболее часто используемых функций в Экселе, преобразование длинного содержимого было разработано максимально простым, и у вас вряд ли возникнут проблемы с его применением.
И все же, если это не работает должным образом, ознакомьтесь со этими советами по устранению неполадок.
1. Фиксированная высота строки
Если в клетке таблицы видно не все содержимое, то скорее всего, для нее принудительно задана определенная высота. Чтобы исправить это, выберите проблемную позицию, перейдите на вкладку «Главная» > «Формат» > «Автоподбор высоты строки».
Или вы можете установить определенную высоту, щелкнув «Высота строки» и затем введя желаемое число в соответствующее поле. Фиксированная высота особенно удобна для управления способом отображения заголовков таблицы.
2. Объединенные ячейки
Перенос текста по словам в ячейке не работает, если несколько из них объединены в одну. Поэтому вам нужно будет решить, какая функция более важна в вашем случае. Если вы сохраните объединенные ячейки, вы можете отобразить полное их содержимое, сделав столбцы шире. Если вы выберете «Перенос текста», то разъедините их, нажав кнопку «Объединить и поместить в центре» на вкладке «Главная».
3. Достаточно места, чтобы обойтись без переноса.
Если вы попытаетесь сделать перенос по словам в ячейке, которая уже была достаточно широка для отображения ее содержимого, то ничего не произойдет, даже если вы потом измените ширину столбца, и он станет слишком узким, чтобы вместить длинный текст. Чтобы принудительно перенести слова на следующую строку, выключите и снова активируйте перенос текста.
Вот как в Excel можно сделать перенос строки в ячейке, чтобы отображать более длинную фразу в несколько абзацев.
Благодарю вас за чтение и надеюсь еще увидеть вас в нашем блоге!
