Проблема длинного текста в ячейках Excel часто вызывает трудности не только в восприятии данных, но и в проведении анализа. Когда текст превышает длину ячейки, он может быть обрезан, что делает его трудночитаемым и неполным. В таких случаях становится необходимым сделать перенос строки в ячейке Excel, чтобы упростить работу с данными.

Перенос длинного текста в Excel может быть актуален в различных профессиональных ситуациях. Например, при создании отчетов или презентаций, когда нужно отобразить длинные описания, комментарии или результаты исследований. Необходимость правильно организовать текст в ячейках также может возникнуть при заполнении таблиц с пояснениями к данным или деталями проектов. Если текст не помещается в одну строку, это может привести к путанице и затрудняет выложение информации в удобном и понятном виде.

 В этой статье вы найдете:

  • Все способы переноса текста в Excel.
  • Плюсы и минусы каждого способа
  • Советы и рекомендации

Мы покажем, как настроить автоматический перенос строки в ячейке и как вручную в Excel перенести длинный текст на другую строку в одной ячейке. Вы также узнаете о наиболее распространенных причинах, по которым не получается разбить текст по строкам, и о том, как это исправить.

В первую очередь Microsoft Excel предназначен для вычисления чисел и управления ими. Однако вы часто можете оказаться в ситуациях, когда помимо чисел нужно, к примеру, записать длинный заголовок в шапке таблицы. Если объемный текст не умещается в одной ячейке, вы, конечно, можете поступить самым очевидным способом и просто сделать столбец шире. Однако это не лучший вариант, когда вы работаете с большим листом, на котором много данных для отображения.

Гораздо лучшее решение – записать в несколько строчек внутри одной ячейки текст, длина которого превышает ширину столбца. Excel предоставляет несколько способов сделать это. Это руководство научит вас как разбить текст на несколько строк в ячейке Excel, а также поделится несколькими советами.

Что такое перенос текста в Excel?

Когда вводимые данные слишком объемны, происходит одно из двух событий:

  • Если столбцы справа пусты, длинная фраза переходит за границу ячейки в эти столбцы.
  • Если по соседству справа есть какие-либо данные, она обрезается по границе ячейки.

На рисунке ниже показаны эти два случая:

длинный текст в ячейке без переноса может быть обрезан

Перенос по словам может помочь вам полностью отобразить длинное предложение без его «заползания» на другие клетки. Этот термин означает отображение содержимого ячейки на нескольких строчках, а не на одной длинной строке. Это позволит избежать эффекта «усеченного столбца», упростит чтение таблицы и сделает ее удобнее для печати. Кроме того, позволяет сохранить одинаковую ширину столбцов на всем листе.

На скриншоте показано, как это выглядит:

текст с переносом в ячейке

А теперь разберем несколько способов – как добиться такого эффекта и перенести текст на следующую строку в ячейке Excel.

Способ 1. Автоматический перенос текста

Автоматический перенос текста в ячейках Excel является одной из самых простых и эффективных функций для решения проблемы с длинным текстом. Эта опция позволяет быстро и легко сделать перенос строки в ячейке Excel без необходимости вручную форматировать каждый элемент. Чтобы задействовать эту функцию, необходимо выполнить несколько простых шагов.

Вариант 1 . Перейдите на вкладку «Главная»>  — «Переносить текст» :

автоматически переносить текст в Excel

Вариант 2. Нажмите Ctrl + 1 чтобы открыть диалоговое окно «Формат ячеек» (или щелкните правой кнопкой мыши нужные и выберите этот пункт), перейдите на вкладку «Выравнивание», установите флажок как на рисунке, затем нажмите кнопку ОК.

установить перенос текста в окне формата ячейки

По сравнению с первым методом переноса текста по словам, этот требует нескольких дополнительных щелчков мышью. Но он может сэкономить вам время, если захотите внести сразу несколько изменений в форматирование ячеек одним махом (например, выравнивание + шрифт + перенос).

Примечание. Если флажок закрашен сплошным цветом, это означает, что в выбранном диапазоне установлены разные параметры переноса, т.е. в кое-где данные модифицируются, а в остальных - нет.

Результат. Какой бы метод вы не применили, данные равномерно распределяются по ширине столбца. Если вы измените ширину, они перестроятся автоматически на новую строку. 

перенос текста в ячейке при помощи форматирования

Как нетрудно догадаться, два описанных выше метода также используются для отмены переноса строки внутри ячейки, если это вдруг стало не нужно. Проделайте те же самые операции и просто снимите флажок, который ранее установили.

Способ 2. Использование комбинаций клавиш

Одним из наиболее быстрых и эффективных способов сделать перенос строки в ячейке Excel является использование комбинаций клавиш. Этот метод позволяет пользователю избежать лишних манипуляций с мышью и ускорить процесс работы с таблицами. Чтобы выполнить перенос, необходимо выбрать ячейку, где планируется изменить форматирование текста.

Для того чтобы осуществить перенос строки в ячейке Excel, сначала начните вводить текст в нужной ячейке. Когда вы достигнете конца строки и захотите перейти на новую строку внутри той же ячейки, просто нажмите Alt + Enter. Это сочетание клавиш создаст новый абзац, не покидая текущую ячейку. В результате текст автоматически сместится на следующую строку, обеспечивая лучшую читаемость.

Преимущества использования комбинаций клавиш заключаются в том, что этот способ значительно экономит время. Вам не нужно открывать дополнительные меню или диалоговые окна. Кроме того, этот метод легко запомнить, поскольку всего лишь две клавиши требуется для выполнения переноса. Регулярное использование горячих клавиш может повысить вашу продуктивность при работе с данными в Excel.

Результат. При вставке переноса строки вручную автоматически включается параметр Перенос текста. Однако разрывы, введенные вручную, останутся на месте, когда столбец станет шире. 

Обратите внимание, что ячейка должна находиться в режиме переноса, чтобы содержимое переносилось вниз. Если этот формат не включен, вы увидите все данные в одной строке (даже если вы вставили перенос). А вот в строке формул они будут видны.

Эту особенность иногда используют, чтобы сделать более читаемыми длинные формулы. Перед отдельными частями внутри формулы вставьте новую строку (Alt + Enter), и разбираться с ее работой станет намного проще. Вот как может выглядеть формула для подсчета количества слов:

перенос строки в формуле Excel

На следующем рисунке показаны оба сценария (перенос строки по словам введен дважды, как видите):

вставить перенос строки в ячейке вручную

Обратите внимание, что данный метод применяется только для текстовых данных. Если в ячейке содержатся числовые значения или даты, то они будут автоматически отформатированы при использовании комбинаций клавиш. Также следует учитывать, что при увеличении количества строк в одной ячейке, визуальное восприятие данных может ухудшиться, что может вызвать трудности у пользователей, не знакомых с вашим документом.

Способ 3. Изменение размеров ячейки

Одним из простых и эффективных способов осуществить перенос строки в ячейке Excel является изменение размеров ячейки. Увеличив ширину столбца или высоту строки, вы можете обеспечить более удобное отображение текста, особенно при работе с длинными строками. Данные могут быть обрезаны или не отображаться должным образом, если ячейка недостаточно велика, поэтому корректировка её размеров может значительно облегчить восприятие информации в таблице.

Чтобы изменить ширину столбца, просто наведите курсор на границу между заголовками столбцов в верхней части таблицы. Когда курсор примет форму двойной стрелки, щелкните и перетащите границу влево или вправо, добиваясь желаемого размера. Excel автоматически обновит отображение информации в обновленной ячейке. Этот процесс может быть выполнен также для строк. Вы можете увеличить высоту строки аналогичным образом, просто перетаскивая нижнюю границу строки вниз.

Не забудьте при этом включить в ячейке перенос текста, как описано в первом методе.

Важно отметить, что хотя увеличение размеров ячейки может решить проблему с переполнением текста, это также может привести к уменьшению общей видимости данных в таблице. Если в одном из столбцов текста слишком много, а в других - слишком мало, это может создать визуальные дисбалансы. В таких случаях стоит рассмотреть возможность использования автоподбора размеров, который автоматически подгоняет ширину столбца под длинный текст, или высоту строки для большей читаемости.

Использование описанного метода может существенно повысить удобство работы с данными в Excel, особенно если вы создаете отчет или презентацию, где важна читаемость. Корректно настроенные размеры ячеек позволят избежать путаницы и сделают вашу таблицу более аккуратной и профессиональной.

Способ 4. Вставка переноса строки в ячейке при помощи формул

Вы можете добавить новую строку в тексте ячейки при помощи формулы.

Это может быть полезно, когда у вас есть разные позиции, которые вы хотите объединить и при этом добавить туда разрыв строки, чтобы каждая часть находилась отдельно.

Ниже приведен пример, где я использовал формулу для объединения различных частей адреса и добавил разрыв в каждой части.

вставить перенос текста в ячейке при помощи формулы

А вот формула, которая добавляет код начала новых строк в итоговый результат:

=A2&" "&B2&СИМВОЛ(10)&C2&СИМВОЛ(10)&D2&", "&E2&" "&F2

Применяем СИМВОЛ(10), чтобы добавить новую строку при объединении ячеек. СИМВОЛ(10) при помощи кода ASCII вставляет символ переноса строки и добавляет новую строку в ячейке. Размещая его там, где требуется, мы заставляем формулу разбивать итоговый результат по строкам внутри ячейки.

Вы также можете использовать функцию ОБЪЕДИНИТЬ вместо символа амперсанда (&):

=ОБЪЕДИНИТЬ(;;A2;" ";B2;СИМВОЛ(10);C2;СИМВОЛ(10);D2;", ";E2;" ";F2)

или вот старая формула СЦЕПИТЬ, если вы используете ранние версии Excel:

=СЦЕПИТЬ(A2;" ";B2;СИМВОЛ(10);C2;СИМВОЛ(10);D2;", ";E2;" ";F2)

Обратите внимание, что для того, чтобы это разделение было видно в таблице, вам нужно убедиться, что формат переноса строки в Excel включен. Если этот формат не применяется, описанные выше действия не приведут к видимым изменениям в вашей таблице.

Примечание. Если вы используете Mac, используйте СИМВОЛ(13) вместо СИМВОЛ(10).

Использование определения имени вместо СИМВОЛ(10)

Если вам нужно часто применять СИМВОЛ(10), отличным лайфхаком было бы присвоить ему имя. Таким образом, вы можете вводить короткий код вместо всей функции в формуле.

Вот как это можно быстро сделать.

  • Кликните вкладку Формулы
  • Вам нужна опция «Определить имя».
  • В диалоговом окне «Новое имя» введите данные:
    • Имя: ПСТР (вы можете назвать его как угодно - без пробелов)
    • Область применения: Книга
    • Диапазон:  =СИМВОЛ(10)
  • ОК.
создать имя для вставки переноса строки в тексте Excel

Теперь вы можете писать ПСТР вместо функции.

Так что формула для объединения адресов теперь может быть:

=СЦЕПИТЬ(A2;" ";B2;ПСТР;C2;ПСТР;D2;", ";E2;" ";F2)

или

=A2&" "&B2&ПСТР&C2&ПСТР&D2&", "&E2&" "&F2

Способ 5. Использование Найти_и_Заменить (трюк CTRL + J)

Это супер крутой трюк!

Предположим, у вас есть набор данных, как показано ниже.

Если вы хотите вставить разрыв строки там, где в адресе есть запятая, вы можете сделать это с помощью диалогового окна НАЙТИ и ЗАМЕНИТЬ.

Ниже приведены шаги по замене запятой на разрыв строки:

  1. Выберите позиции, в которых вы хотите заменить запятую на перенос.
  2. Кликните вкладку "Главная".
  3. Затем — «Найти и выделить», далее — «Заменить» (вы также можете употребить сочетание клавиш CTRL + H ). 
  4. В диалоговом окне «Найти и заменить» введите запятую (,) в поле «Найти».
  5. Поместите курсор в поле «Заменить», а затем используйте сочетание клавиш - CTRL + J (удерживайте клавишу CTRL, а затем нажмите J). Это вставит символ переноса строки в это поле. Вы можете увидеть мигающую точку в поле после этой операции.
использование диалогового окна НАЙТИ и ЗАМЕНИТЬ чтобы вставить перенос строки
  1. Выберите «Заменить ВСЕ».
  2. Убедитесь, что перенос включен.

Эти действия удаляют запятую и заменяют ее переводом строки.

Обратите внимание, что если вы дважды используете сочетание клавиш CTRL + J, это вставит символ переноса два раза, и между предложениями будет двойной интервал.

Вы также можете выполнить те же действия, если хотите удалить разрыв строки и заменить его запятой (или любым другим символом). Просто поменяйте местами пункты «Найти» и «Заменить на».

Частые ошибки при переносе текста и способы их избежать

При выполнении переноса строки в ячейке Excel пользователи могут столкнуться с рядом распространенных ошибок. Эти недоразумения часто приводят к потере данных или неправильному форматированию текста. Одной из основных проблем является недостаток свободного пространства для отображения текста. Например, если ячейка имеет фиксированную ширину, текст может выходить за пределы видимой зоны; это может создать впечатление, что текст не был перенесен, хотя на самом деле он просто скрыт. Чтобы избежать этой ситуации, необходимо настраивать ширину ячейки или применять функцию автоматической подгонки текста.

Еще одной частой ошибкой является неправильное использование клавиш переноса. Некоторые пользователи пытаются использовать клавишу Enter для переноса текста в ячейке, однако это может привести к созданию новой строки в случае, если выбранная ячейка не поддерживает перенос. Правильным подходом будет использование комбинации клавиш Alt + Enter, что позволяет осуществить перенос строки в ячейке Excel без создания новых ячеек.

Кроме того, следует учитывать форматирование текста. Если ячейка не настроена на перенос текста, он будет отображаться непрерывной строкой. Важно проверить параметры форматирования ячейки и убедиться, что включена опция переноса текста. Это можно сделать через контекстное меню ячейки, выбрав соответствующую настройку.

Наконец, стоит помнить о совместимости форматов. Если файл Excel открывается в другой программе, неподдерживающей перенос строки в ячейке Excel, это может привести к появлению ошибок и потере данных. Всегда следует проверять, в каком формате сохраняется файл и как он будет отображаться на других платформах, что поможет избежать проблем.

Почему перенос текста не работает?

Как одна из наиболее часто используемых функций в Экселе, преобразование длинного содержимого было разработано максимально простым, и у вас вряд ли возникнут проблемы с его применением. 

И все же, если это не работает должным образом, ознакомьтесь со этими советами по устранению неполадок.

1. Фиксированная высота строки

Если в клетке таблицы видно не все содержимое, то скорее всего, для нее принудительно задана определенная высота. Чтобы исправить это, выберите проблемную позицию, перейдите на вкладку «Главная» > «Формат» > «Автоподбор высоты строки».
Или вы можете установить определенную высоту, щелкнув «Высота строки» и затем введя желаемое число в соответствующее поле. Фиксированная высота особенно удобна для управления способом отображения заголовков таблицы.

2. Объединенные ячейки

Перенос текста по словам в ячейке не работает, если несколько из них объединены в одну. Поэтому вам нужно будет решить, какая функция более важна в вашем случае. Если вы сохраните объединенные ячейки, вы можете отобразить полное их содержимое, сделав столбцы шире. Если вы выберете «Перенос текста», то разъедините их, нажав кнопку «Объединить и поместить в центре» на вкладке «Главная».

3. Достаточно места, чтобы обойтись без переноса.

Если вы попытаетесь сделать перенос по словам в ячейке, которая уже была достаточно широка для отображения ее содержимого, то ничего не произойдет, даже если вы потом измените ширину столбца, и он станет слишком узким, чтобы вместить длинный текст. Чтобы принудительно перенести слова на следующую строку, выключите и снова активируйте перенос текста.

Вот как в Excel можно сделать перенос строки в ячейке, чтобы отображать более длинную фразу в несколько абзацев. 

Благодарю вас за чтение и надеюсь еще увидеть вас в нашем блоге!