В этом руководстве вы узнаете, как отображать дубликаты в Excel. Мы рассмотрим различные методы затенения дублирующих ячеек, целых строк или последовательных повторений с использованием условного форматирования.
Ранее мы исследовали различные способы как найти дубликаты в Excel. Несомненно, эти формулы очень полезны, но выделение повторяющихся записей определенным цветом может сделать анализ данных еще проще.
Самый быстрый способ найти и подсветить повторы в Excel - это использовать условное форматирование. Самое большое преимущество этого метода в том, что он не только показывает существующие совпадения, но и обнаруживает и сразу же окрашивает новые повторы при вводе, редактировании или перезаписи ваших данных.
Далее в этом руководстве вы найдете несколько способов выделения дубликатов записей в зависимости от конкретной задачи. Эти методы работают во всех версиях Excel.
Как подсветить дубликаты, используя встроенный инструмент (с 1-м появлением)
Для начала, во всех версиях Excel есть стандартное решение для выделения дублирующих ячеек. Чтобы использовать это в своих таблицах, выполните следующие действия:
- Выберите данные, которые вы хотите проверить на дубликаты. Это может быть колонка, строка или диапазон ячеек.
- На вкладке « Главная » выберите « Условное форматирование» > «Правила выделения ячеек» > «Повторяющиеся значения».
Откроется диалоговое окно с форматом «Светло-красная заливка» и «Темно-красный текст», выбранными по умолчанию. Чтобы применить формат по умолчанию, просто нажмите ОК.
Помимо красной заливки и форматирования текста, в выпадающем списке доступно несколько других предопределенных форматов. Чтобы покрасить повторяющиеся ячейки другим цветом, нажмите «Пользовательский формат» (последний элемент в раскрывающемся списке) и выберите цвет заливки и/или шрифта по своему вкусу.
Подсказка. Чтобы указать цветом на уникальные значения, выберите «Уникальные» в выпадающем списке слева.
И вот что мы получили в итоге:
Как видим, повторов оказалось очень много. Применяя встроенное правило дублирования к двум или более столбцам, Excel не сравнивает значения в них, а просто выделяет все дублирующиеся экземпляры. Для работы со всей таблицей или для сравнения столбцов вряд ли этот метод вам подойдет. А вот для поиска дубликатов в одной колонке или строке – вполне хорош.
При использовании этого инструмента имейте в виду следующие две вещи:
- Работает только для отдельных ячеек. Чтобы отметить дублирующиеся строки, вам необходимо создать свои собственные правила.
- Он закрашивает все дубликаты ячеек, включая их первые появления. Чтобы отметить все из них, кроме первых экземпляров, создайте правило условного форматирования на основе формулы из этого руководства по нахождению дубликатов.
Как выделить повторы без их 1-го появления
Чтобы отметить второе и все последующие повторяющиеся вхождения, выберите ячейки, которые вы хотите закрасить, и действуйте следующим образом:
- Выберите «Условное форматирование» > « Новое правило»> «Использовать формулу», чтобы определить ячейки для форматирования .
- В поле « Форматировать значения», введите формулу СЧËТЕСЛИ. Она должна вернуть значение ИСТИНА, чтобы ячейка была закрашена цветом:
=СЧЕТЕСЛИ($B$2:$B2;$B2)>1
Где B2 - самая верхняя ячейка выбранного диапазона.
- Нажмите кнопку «Формат» выберите нужный цвет заливки и/или шрифта.
- Наконец, нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить и применить созданное.
Если у вас нет большого опыта работы с условным форматированием Excel, вы найдете подробные инструкции по созданию правила на основе формул в следующем руководстве: Как изменить цвет ячейки в зависимости от значения?
В результате дубликаты ячеек, исключая первые экземпляры, будут выделены цветом по вашему выбору.
Как показать третий, четвертый и все последующие дубликаты?
Чтобы просмотреть повторяющиеся значения, начинающиеся с N-го вхождения, действуйте как в предыдущем примере. С той лишь разницей, что вы заменяете > 1 в конце формулы на требуемое число. Например:
Чтобы раскрасить третий и все последующие повторы, примените это:
=СЧЕТЕСЛИ($B$2:$B2;$B2)>=3
Чтобы указать на четвертую и все последующие повторяющиеся записи, используйте выражение:
=СЧЕТЕСЛИ($B$2:$B2;$B2)>=4
Чтобы выделить только определенные вхождения, используйте оператор равенства (=).
Например, чтобы изменить фон только вторых экземпляров, вы должны использовать следующую формулу:
=СЧЕТЕСЛИ($B$2:$B2;$B2)=2
Как выделить дубликаты в диапазоне
Если вы хотите проверить наличие повторяющихся данных в какой-то области данных, обнаружив все экземпляры одного и того же элемента, используйте одно из следующих решений.
Выделите дубликаты в таблице, включая 1-е вхождение.
Если первый экземпляр элемента, который появляется в наборе данных более одного раза, считается дубликатом, проще всего воспользоваться встроенным правилом Excel для дубликатов, о котором мы говорили выше.
Или создайте своё условное форматирование:
=СЧЕТЕСЛИ(диапазон, первая_ячейка)> 1
Например, чтобы отметить цветом все совпадения значений в диапазоне A2: C8, сделайте это следующим образом:
=СЧЕТЕСЛИ($A$2:$C$8, A2)>1
Обратите внимание на использование абсолютных ссылок на ячейки для диапазона ($A$2:$C$8) и относительных ссылок для верхней ячейки (A2).
Выделите повторы в таблице без 1-го вхождения.
Решение для этого сценария намного сложнее. Не удивительно, что в Excel нет для него готового решения :)
Чтобы выделить повторяющиеся значения в нескольких колонках, игнорируя их первое появление, вам нужно будет создать 2 правила со следующими формулами:
Правило 1. Относится к первому столбцу.
Здесь вы используете точно такую же формулу, как мы использовали для выделения дубликатов без первого вхождения в одном столбце (подробные шаги можно найти здесь).
В этом примере мы применяем для A2: A11 условие:
=СЧЁТЕСЛИ($A$2:$A2;A2)>1
В результате дублирующие элементы без первого вхождения выделяются в крайнем левом столбике диапазона (в нашем случае есть только два таких элемента):
Правило 2. Относится ко всем последующим колонкам
Чтобы выделить дубликаты в оставшихся данных (B2: C11), используйте следующую формулу:
=СЧЁТЕСЛИ(A$2:$A$11;B2)+СЧЁТЕСЛИ(B$2:B2;B2)>1
В приведенной выше формуле первая функция СЧЕТЕСЛИ подсчитывает вхождения данного элемента в первом столбце, а второй СЧЕТЕСЛИ делает то же самое для всех последующих. Затем вы складываете эти числа и проверяете, больше ли сумма, чем 1.
В результате все дублированные элементы, за исключением их первого вхождения, будут найдены и выделены:
Выделение целых строк на основе повторяющихся значений в одной колонке.
Если ваша таблица содержит несколько колонок, вы можете выделить целые строки на основе повторяющихся записей в одной из них.
Как вы уже знаете, встроенное правило Excel для дубликатов работает только на уровне ячеек. Но при использовании собственных формул нет проблем с закраской строк целиком. Ключевым моментом является выделение целых строк, а затем создание правила с одной из следующих формул:
- Чтобы выделить дублирующиеся строки, исключая первые вхождения:
=СЧЁТЕСЛИ($B$2:$B2;$B2)>1
Выделяем строки с одинаковыми наименованиями товаров (столбец B)
- Чтобы выделить повторяющиеся строки, включая все вхождения:
=СЧЁТЕСЛИ ($B$2:$B$17;$B2)>1
Здесь B2 - первая ячейка, а B17 - последняя, которую вы хотите проверить на наличие дублей.
Как видите, разумное использование абсолютных и относительных ссылок имеет значение.
Как выделить дублирующиеся строки.
В предыдущем примере демонстрировалось, как окрашивать целые строки при появлении повторяющихся значений в определенной колонке. Но что, если вы хотите просмотреть строки с одинаковыми значениями в нескольких колонках? Или как выделить из них абсолютно одинаковые, которые имеют совершенно одинаковые значения?
Для этого используйте функцию СЧЁТЕСЛИМН, которая позволяет сравнивать по нескольким критериям. Например, чтобы выделить строки с одинаковыми значениями в B и C, то есть найти заказы одного и того же товара одним заказчиком, используйте одну из следующих формул:
- Чтобы выделить совпадающие строки, кроме 1-го вхождения :
=COUNTIFS($A$2:$A2, $A2, $B$2:$B2, $B2)>1
Обратите внимание, что форматирование мы применяем ко всей таблице.
- Чтобы выделить все неуникальные строки:
=СЧЁТЕСЛИМН($B$2:$B$17; $B2; $C$2:$C$17; $C2)>1
Как вы понимаете, приведенный выше пример только для демонстрационных целей. При выделении дублирующихся строк в ваших реальных таблицах вы, естественно, не ограничены сравнением значений только в 2 столбцах. Функция СЧЁТЕСЛИМН может обрабатывать до 127 пар диапазон / критерий.
Подсветка последовательных дубликатов ячеек.
Иногда вам может не потребоваться выделять все дубликаты в таблице, а отображать только последовательные, то есть те, которые расположены рядом друг с другом.
Для этого выберите область с данными (не включая заголовок) и создайте условное форматирование с одной из следующих формул:
- Чтобы выделить идущие друг за другом заказы одного и того же менеджера:
=ИЛИ($G1=$G2;$G2=$G3)
- Чтобы выделить только второй заказ менеджера, если у него 2 заказа идут подряд:
=$G1=$G2
Здесь мы показали выделение последовательных повторяющихся текстов, но это также будет работать для последовательных повторяющихся чисел и дат.
Если на вашем листе Excel могут быть пустые строки и вы не хотите, чтобы следующие друг за другом пустые ячейки выделялись цветом, внесите следующие улучшения в формулы:
- при выделении только второго повтора
=И($G2<>""; $G1=$G2)
- при выделении обоих дублей:
=И($G2<>""; ИЛИ($G1=$G2;$G2=$G3))
Как видите, нет ничего сложного в том, чтобы выделить цветом дубликаты в Excel с помощью условного форматирования.
Как выделить дубликаты в Excel с помощью инструмента Duplicate Remover.
Эта надстройка включает множество возможностей для работы с повторяющимися записями в Excel. Она может находить, выделять, выбирать, копировать или перемещать повторяющиеся ячейки или целые повторяющиеся строки.
Несмотря на своё название, программа умеет быстро выделять дубликаты разными цветами, не удаляя их.
Средство удаления дубликатов добавляет к вашей ленте Excel три новых функции:
- Quick Dedupe (быстрое удаление дубликатов) – быстро в пару кликов найти и выделить дубликаты в таблице.
- Duplicate Remover (удаление дубликатов) – пошаговый мастер с расширенными параметрами для выявления и выделения дубликатов или уникальных значений в таблице.
- Compare Two Sheets (сравнить таблицы) – найти и выделить дубликаты, сравнивая два столбца или две отдельные таблицы.
После установки Ultimate Suite for Excel вы найдете эти инструменты на вкладке Ablebits Data.
Как выделить дубликаты в Excel за пару кликов
Для этого примера я создал простую таблицу с тремя колонками. И наша цель - выделить повторяющиеся строки, которые имеют одинаковые значения во всех трех столбцах:
Вы не поверите, но желаемый результат можно получить всего за 2 клика мыши :)
- Выделив любую ячейку в таблице, используйте кнопку Quick Dedupe на ленте Excel.
- Откроется диалоговое окно, в котором все столбцы для поиска дублей будут выбраны автоматически.
В правом нижнем углу в выпадающем списке нужно выбрать Выделить цветом (Highlight with color). Теперь все, что вам нужно сделать, это нажать ОК :) Готово!
Совет. Если вы хотите искать повторяющиеся строки по одному или нескольким столбцам, а не по всем, то снимите отметки со всех нерелевантных столбцов и оставьте выбранными только ключевые столбцы.
Результат будет примерно таким:
Как вы видите на изображении выше, инструмент выделил повторяющиеся строки без первых экземпляров.
Если вы хотите выделить дубликаты, включая первые вхождения этих записей, или если вы хотите раскрасить уникальные записи, а не дубликаты, или если вам не нравится красный цвет по умолчанию, используйте мастер Duplicate Remover, который имеет все эти функции и многое другое.
Как выделить дубликаты в Excel с помощью расширенного пошагового мастера.
По сравнению с быстрым инструментом, который мы только что рассмотрели, мастеру Duplicate Remover требуется несколько дополнительных щелчков мыши. Но он компенсирует это рядом дополнительных опций. Посмотрим это в действии:
- Выберите любую ячейку в таблице, в которой вы хотите выделить дубликаты, и нажмите кнопку «Удаление дубликатов» на ленте. Мастер запустится, и будет выделена вся таблица. Также на всякий случай надстройка предложит создать резервную копию вашей таблицы. Если он вам не нужен, снимите этот флажок.
Убедитесь, что таблица выбрана правильно, и нажмите Далее .
- Выберите один из следующих типов данных, которые вы хотите найти:
- Дубликаты без первых вхождений повторяющихся записей.
- Дубликаты вместе с первым вхождением.
- Уникальные значения.
- Уникальные записи и первые повторяющиеся вхождения.
В этом примере давайте найдем Дубликаты + 1-е вхождение :
- Теперь выберите столбцы, чтобы проверить наличие дубликатов. Поскольку мы хотим выделить полные повторяющиеся строки, я выбрал все 3 столбца.
Кроме того, надстройка позволяет указать, есть ли в таблице заголовки, нужно ли пропускать пустые ячейки, игнорировать ли лишние пробелы. Все варианты выбраны по умолчанию.
- Наконец, выберите действие, которое нужно выполнить с дубликатами. У вас есть несколько вариантов – выбор , удаление , копирование, перемещение дубликатов или добавление столбца статуса для идентификации дубликатов .
Поскольку сегодня мы изучаем различные способы выделения дубликатов в Excel, наш выбор очевиден :) Итак, выберите «Заливка цветом» (Fill with color) и укажите один из стандартных цветов или нажмите « Другие цвета» и выберите любой собственный цвет RGB.
Нажимаем кнопку Finish и наслаждаемся результатом :)
Вот как вы можно выделить дубликаты в Excel с помощью надстройки Duplicate Remover. Если вам интересно попробовать этот инструмент на своих рабочих таблицах, вы можете загрузить полнофункциональную пробную версию Ultimate Suite, которая включает в себя более 60 инструментов для экономии времени при работе в Excel. Будем очень благодарны за ваши отзывы в комментариях!
Как подсвечивать дубли по двум колонкам, каждым дублям свой цвет?
Чтобы выделить каждую пару дубликатов отдельным цветом, для каждого из них нужно создавать отдельное правило форматирования. Вряд ли это целесообразно, ибо очень трудоемко.